Quickstart Wizard Modus
Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie in weniger als 5 Minuten einen ersten KI-Telefonassistenten erstellen. In diesem Beispiel konfigurieren wir den KI-Telefonassistenten als einen intelligenten Anrufbeantworter für eine Anwaltskanzlei.
Kurzüberblick
Geben Sie zuerst Ihrem Assistenten einen 😀 Namen, wählen Sie eine aus Hunderten von 🗣️ Stimmen mit oder ohne Akzent aus und definieren Sie die 👋 Begrüßung, die der Assistent verwenden soll.
Lassen Sie die 🤖 KI automatisch die eigene 🌐 Unternehmenswebsite durchforsten, um auf jede Frage des Kunden eine Antwort geben zu können. Die Informationen können noch mit ℹ️ eigenen Angaben, die nicht auf der Website zu finden sind, angereichert werden, sodass auch kurzfristige Änderungen z. B. zu 🕑 Öffnungszeiten o. ä. mitgeteilt werden können.
Definieren Sie die 📋 Anliegen und Aufgaben, die der Agent bearbeiten können soll, sowie welche Daten hierfür vom Kunden abgefragt werden sollen. Neben den Anliegen können noch Aktionen definiert werden, wie z. B. 📞 Anrufweiterleitung zu einem bestimmten Mitarbeiter, das Versenden von ✉️ E-Mails, Anrufzusammenfassungen oder sogar noch komplexere Aufgaben wie 📅 Terminbuchungen etc.
Zum Schluss können Sie entweder eine neue Rufnummer Ihrem VoiceBot zuweisen oder ihn direkt in Ihre Telefonanlage als SIP-Trunk oder Nebenstellengerät Ihrer vorhandenen Telefonnummern kinderleicht integrieren – ohne zusätzliche Kosten.
1. Neuen Assistent erstellen und Name sowie Begrüßung festlegen
Erstellen Sie einen neuen Assistenten und wählen dabei den Einsteiger-Modus aus. Anschließend geben Sie Ihrem Assistenten einen Namen und legen Sie fest, mit welchem Satz der Assistent den Anrufer begrüßen soll.
2. (Optional) Eine andere Stimme auswählen
VoiceBooker bietet eine große Auswahl an Stimmen, die Sie für Ihren KI-Telefonassistenten verwenden können, von verschiedenen Herstellern (Google, ElevenLabs, Cartesia, RimeLabs etc.). Sie können sich die verschiedenen Stimmen anhören, um besser entscheiden zu können, welche Stimme am besten passt. Es gibt Stimmen, die realistischer klingen als andere, sowie mit und ohne regionalen Akzent.
3. Wissensdatenbank
Damit der KI-Assistent generelle Fragen des Anrufers zu Ihrem Unternehmen beantworten kann, können Sie VoiceBooker automatisch Ihre Website analysieren lassen und die wichtigsten Informationen extrahieren.
Zum Schluss können Sie die aus Ihrer Website ausgelesenen Daten noch überprüfen und ggf. mit wichtigen Informationen ergänzen, die zurzeit noch nicht auf der Website zu lesen sind.
4. Anliegen und Aufgaben erfassen/definieren
Als nächstes definieren Sie, welche Anliegen der Assistent erfassen soll. Z. B. im Fall der Anwaltskanzlei, ob ein Mandant ein Anliegen bzgl. der Gründung einer Gesellschaft hat oder die Gestaltung oder Prüfung von Handelsverträgen in Auftrag geben will. Für die Anliegen beschreiben Sie jeweils kurz, worum es geht und welche konkreten Angaben der Assistent erfassen soll. Die KI analysiert dann automatisch das Anliegen, extrahiert künftig die gewünschten Informationen und speichert diese in die gelisteten Variablen.
Zusätzlich kann noch automatisch eine Aufgabe für das Anliegen im Dashboard angelegt werden. Jede Aufgabe/Anliegen kann noch mit sog. Tags versehen werden, um die Aufgaben/Anliegen besser zu kategorisieren. Tags können auch noch Farben zugewiesen werden.
Zum Schluss können Sie bei Bedarf den Text der Aufgabe (Aufgabentextvorlage), die erstellt werden soll, anpassen. Dieser Text enthält bereits die Variablen, die dann mit den aus dem Anruf/Chat extrahierten Werten belegt werden.
Zusätzlich können auch noch weitere Aktionen ausgeführt werden, z.B. das Versenden einer E-Mail an einem Mitarbeiter/Abteilung, eine Anrufweiterleitung oder auch das einfache Beenden/Auflegen des Gesprächs.
5. (Optional) Anrufweiterleitungen
Sofern der KI Assistent Anrufen zu bestimmten Themen und Anliegen an bestimmte Mitarbeiter weiterleiten soll, können Sie diese Weiterleitungen im nächsten Schritt definieren. Hierbei beschreiben Sie unter welchen Bedingungen die Weiterleitung erfolgen soll. Zum Bespiel wenn ein Kunde/Mandant/Patient eine spezifische Frage hat.
6. (Optional) Anrufzusammenfassung
Als letzter Schritt kann noch eine Anrufzusammenfassung konfiguriert werden sofern noch eine E-Mail mit Stichpunkten zum Gespräche an einem Mitarbeiter oder Abteilung verschickt werden soll. Nach diesem Schritt ist der Assistent fertig konfiguriert und kann mit einem Klick auf Fertigstellen generiert werden. Hierbei wird dann der sog. Systemprompt aus den gemachten Angaben generiert.
Testen
Sie können nun den fertig erstellten Assistent nun direkt gleich Testen, entweder per Anruf im Browser oder als Textchat. Anschließend können Sie im Dashboard unter Aufgaben/Anliegen die erstellte Aufgabe vorfinden mit den extrahierten Daten des Gesprächs.
Telefonnummer zuweisen
Abschließend können Sie entweder eine Rufnummer bestellen unter der der Assistent verfügbar sein soll oder diesen direkt in Ihre existierende Telefonanlage als Nebenstelle (SIP UAC Client) oder als SIP Trunk konfigurieren. Um als Nebenstelle Gespräche entgegen zu nehmen benötigen Sie die SIP ID, den Registrar, Proxy sowie die Anmeldedaten.
👏 Herzlichen Glückwunsch. Sie haben nun Ihren ersten KI Telefonassistenten konfiguriert.